Privacybeleid

Track & Back hecht groot belang aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is:

Track & Back B.V.

KvK: 89132475

E-mail: info@trackandback.com

• Track & Back-alias: het door Track & Back aan de gebruiker uitgegeven e-mailadres dat de gebruiker gebruikt bij online aankopen in plaats van zijn eigen e-mailadres.
• Gebruiker: de natuurlijke persoon die een Track & Back-account aanmaakt en de dienst gebruikt.
• Alias-e-mail: e-mail die door een webshop of bezorgdienst wordt gestuurd naar het Track & Back-alias van de gebruiker.

Track & Back verwerkt uitsluitend de volgende gegevens:

• Voornaam en e-mailadres waarmee je een account aanmaakt
• Je Track & Back-alias
• E-mails die worden ontvangen op het Track & Back-alias (bestelbevestigingen, verzendmeldingen, retourinformatie)
• Metadata uit deze e-mails: webshop, datum, ordernummer en bedrag
• Gebruiksgegevens van de dienst: logs en beveiliging

Track & Back heeft geen toegang tot je eigen mailbox en verwerkt geen andere e-mails dan die op het alias binnenkomen. De gebruiker bepaalt zelf waar en wanneer hij het Track & Back-alias gebruikt.

• Je meldt je actief aan voor de dienst (toestemming)
• Verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst
• Track & Back heeft een gerechtvaardigd belang bij beveiliging, productontwikkeling en een ordentelijke afsluiting van je account als je opzegt

E-mails die binnenkomen op het Track & Back-alias:

• Worden uitsluitend ontvangen op het door Track & Back uitgegeven alias-adres
• Worden automatisch geanalyseerd op bestel- en logistieke informatie
• Horen ze bij de afhandeling van een bestelling, dan blijven ze in Track & Back en zie je ze terug in je overzicht
• Passen ze daar niet in, dan sturen we ze ongewijzigd door naar je eigen inbox. We houden niets achter wat we niet kunnen plaatsen
• Worden gebruikt om de dienst te verbeteren
• Worden na afronding van de bestelling geschoond en daarna onbeperkt bewaard, om te leren welke webshop welke soort mail verstuurt. Bij dat schonen halen we alles weg wat naar een persoon verwijst, en van de koppeling met je account bewaren we geen sleutel: terugdraaien kan niet

In beperkte gevallen kan technische inzage nodig zijn om fouten te onderzoeken. Track & Back is geen partij bij de onderliggende bestelling of transactie.

• We gebruiken e-mails niet voor marketingdoeleinden
• We verkopen of delen gegevens niet met derden, behalve noodzakelijke dienstverleners
• We nemen geen volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen
• We combineren jouw gegevens niet met andere databronnen
• We gebruiken geen cookies, geen pixel en geen meetinstrument van een andere partij

Betaling voor Track & Back verloopt uitsluitend via Apple In-App Purchase. Track & Back verwerkt geen betaalgegevens rechtstreeks.

Track & Back maakt gebruik van de volgende categorieën subverwerkers voor de levering van de dienst:

• Infrastructuur en hosting: Amazon Web Services (e-mailverwerking, opslag, EU-regio)
• AI-verwerking: Anthropic (Claude) en Google (Gemma) voor het analyseren van e-mailinhoud. Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van deze modellen.
• Communicatie: Google Workspace (interne communicatie)

Met alle subverwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform AVG art. 28.

Track & Back neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder toegangsbeperkingen, logging, monitoring en versleuteling waar passend.

Absolute beveiliging kan nooit worden gegarandeerd.

• Mail die op je alias binnenkomt: zolang je bestelling loopt is die aan jou gekoppeld. Zodra de bestelling is afgerond halen we die koppeling er onomkeerbaar uit en schonen we de mail. Wat overblijft is niet meer tot jou te herleiden en bewaren we onbeperkt
• Naslagkaart van een aankoop (winkel, product, datum, ordernummer, bedrag) en de factuur als die bij de mail zat: zolang de aankoop in je overzicht staat. Je kunt hem zelf verwijderen
• Log- en beveiligingsgegevens: 90 dagen
• Onze eigen facturen: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht. Die staan in onze boekhouding en niet in de app
• Na opzegging: we sturen nog drie maanden door, daarna stopt het en verwijderen we je gegevens

Schonen betekent bij ons: we halen alles uit de mail wat naar een persoon verwijst. Namen, adressen, ordernummers en de koppeling met jouw account. Van die koppeling bewaren we geen sleutel, dus terugdraaien kan niet. Wat overblijft is de vorm van de mail: welke webshop hem verstuurt en hoe die is opgebouwd. Dat gebruiken we om steeds meer webshops te kunnen herkennen. Het is niet meer tot jou te herleiden en valt daarom buiten de privacywetgeving.

Zeg je op, dan stopt het doorsturen niet meteen. We sturen mail die op je alias binnenkomt nog drie maanden door, en in elke mail staat dat dit stopt en op welke datum. Dat is er om te voorkomen dat je een inlog- of herstelmail mist bij een webshop die nog naar je alias verwijst. Je krijgt bij opzegging ook een overzicht van de plekken waar je alias is gebruikt, zodat je je adres daar kunt wijzigen. Dat overzicht is gratis. Na die drie maanden stopt het doorsturen en verwijderen we je gegevens.

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage
• Recht op correctie
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op bezwaar
• Recht om gegeven toestemming in te trekken

Verzoeken kun je indienen via info@trackandback.com. We reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De Track & Back app is nog niet beschikbaar. Reserveer je nu een alias, dan verwerken we alleen het volgende:

• Je voornaam en e-mailadres
• De alias die je hebt gekozen
• De campagne waarlangs je bij ons bent gekomen, als die in de link stond

We gebruiken dit om je te laten weten wanneer de app er is, en om te zien welke campagne mensen naar ons brengt. Er wordt op dit moment geen e-mail verwerkt of doorgestuurd, en je alias is nog niet actief.

We bewaren dit tot de app er is, of tot je je reservering intrekt. In elke e-mail van ons staat een stopknop. Trek je in, dan verwijderen we je gegevens en komt je alias weer vrij voor iemand anders.

Sommige mensen stellen ons hun eigen mailbox beschikbaar, zodat wij kunnen leren hoe webshops en vervoerders hun mail opstellen. Dat gebeurt alleen met hun toestemming, en die toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via het Google-account waarmee ze is gegeven.

Wij krijgen leestoegang. We wijzigen of verwijderen niets in de mailbox zelf. Om de bestelmail te vinden zoeken we door de mailbox. We bewaren alleen mail van webshops en vervoerders, en de factuur als die erbij zit. De rest bewaren we niet.

Wat we bewaren houden we 180 dagen in oorspronkelijke vorm. Daarna halen we er onomkeerbaar alles uit wat naar de persoon verwijst. Wat overblijft is de vorm van de mail, en die gebruiken we om onze herkenning te blijven toetsen. Wil iemand dat zijn materiaal eerder weg is, dan doen we dat binnen veertien dagen en bevestigen dat.

Bij het bouwen van de herkenningsregels gebruiken onze ontwikkelaars gereedschap van OpenAI en Anthropic. Daarbij komt deze mail door hun systemen. Hij wordt niet gebruikt om hun modellen te trainen.

Track & Back kan dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen laten we het weten per e-mail of in de app. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.